ASSISTANTE DE DIRECTION (H/F)

• Organisme : Ville de Chambéry

• Service : DIRECTION GENERALE ADJOINTE RESSOURCES INNOVATION COMMUNICATION ET INCLUSION

• Date limite de dépôt : 20/05/2024

• Filière : Administrative

• Type : O

• Poste à pourvoir : Dès que possible

• Catégorie : B

• Grade : REDACTEUR TERRITORIAL

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Résumé :

Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur Général Adjoint (DGA) Ressources, Innovation, Communication et Inclusion, l’assistant.e de direction appuie administrativement ce cadre dirigeant stratégique de la collectivité dans les différentes missions et contribue à faciliter l’organisation professionnelle de son travail.
L’assistant.e de direction opère le suivi administratif ou le pilotage en propre de divers dossiers et activités relevant du DGA. Il.elle assure également le suivi des temps forts de la collectivité (conseil municipal, instances, commissions…) pour le compte de la direction, prépare les dossiers pour les différents rendez-vous et réunions, collecte les informations, les traite, et les met en forme. Il.elle assure l’accueil physique et téléphonique, gère les agendas, les courriers et organise la recherche, le classement et la transmission d’informations nécessaires.
Enfin, l’assistant.e réalise des travaux de bureautique pour le DGA.

Description :

MISSIONS PRINCIPALES

Organise de façon efficace le temps de travail du DGA :

- Gestion des agendas

- Accueil physique et téléphonique

- Secrétariat administratif

- Organisation des réunions

Assure un rôle d’interface auprès des directions générales adjointes :

- Relaie les informations

- Assure le suivi administratif de dossiers de la Direction Générale

Réalise un soutien administratif et technique au fonctionnement des missions du DGA :

- Porte le pilotage de certains dossiers

- Centralise les informations

- Recherche des références

Collabore étroitement avec les assistant.es de direction (DGS et DGA) :

- Contribue à la continuité des missions de la Direction Générale,

- Effectue le relais réciproque permanent dans l’accueil et le traitement des demandes faites auprès de la Direction Générale.

- Assiste à des réunions et en fait les comptes rendus

COMPETENCES REQUISES

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat, notamment pour la prise de rendez-vous et la fixation des réunions

• Bonne maitrise des outils informatiques Rédiger un compte-rendu de réunion

• Etre à l’aise pour s’exprimer à l’oral

• Organiser une activité

• Savoir rendre compte à sa hiérarchie

• Effectuer le suivi de dossiers et d’activités

• Prioriser les activités et les commandes

• Faire preuve de discernement dans la compréhension des informations

• Mener de front une quantité importante de tâches

• Travailler en équipe

• Etablir une relation d’écoute

• Accepter l’imprévu

• Apaiser le climat professionnel

• Faire preuve de discrétion, de loyauté, de rigueur et d’autonomie

• Etre force de propositions et prendre des initiatives

Renseignements auprès du service Recrutement : 04.79.60.22.55

Date limite de dépôt des dossiers de candidatures (lettre de motivation + curriculum vitae à jour) : le 20/05/2024 au soir